Сервис онлайн-записи на выдачу ключей

Как мы разработали онлайн-сервис для дольщиков, который упростил работу застройщика. Но упростил не сразу...

Один из крупнейших застройщиков Краснодара — группа компаний «ИНСИТИ». С 2012 года клиент занимается долевым строительством и продажей жилой и коммерческой недвижимости. Последние 5 лет мы продвигаем все ЖК «ИНСИТИ».

Проблема

«ИНСИТИ» строит много и сдаёт несколько литеров в год. Каждый литер на 300-400 квартир. И когда объявляют дни выдачи ключей, дольщики толпой появляются примерно в одно время. Специалисты «ИНСИТИ» испытывают сверхнагрузку, а дольщикам приходится стоять в очереди. Всем некомфортно.

Задача

Нужно было упорядочить выдачу ключей и документов. Клиент дал задачу разработать сервис, в котором каждый дольщик сможет забронировать удобную дату и время приёма своей квартиры.

Решение

Ранее создавать подобный сервис нам не доводилось, поэтому задача стала ещё интереснее. Совместно с клиентом мы принялись прописывать сценарий: как должен работать сервис со стороны пользователя и как со стороны застройщика.

Определили важные вводные:

Один менеджер обслуживает одного клиента в один интервал времени (временнóе окно).

Интервал времени встречи дольщика с менеджером — 20 минут.

Календарь сам определяет свободные временные окна (приём с 9:00 до 16:40).

У разных ЖК могут быть разные условия временных окон.

Сервис интегрирован с «Битрикс24».

Все задачи на подтверждение брони делятся между 2 аккаунтами в «Битрикс24» в зависимости от номера квартиры.

За 3 недели мы разработали и протестировали сервис.

Алгоритм работы со стороны пользователя

Пользователь выбирает ЖК, номер литера и квартиры.

Выбирает дату и время.

Вводит данные собственника и нажимает на кнопку «отправить».

Получает подтверждение по СМС и email.

Алгоритм работы со стороны застройщика

Как только пользователь оставляет заявку, в «Битрикс24» формируется сделка со статусом «ожидание».

Менеджер видит статус «ожидание» и пробивает данные дольщика.

Если всё сходится, менеджер подтверждает встречу — статус в Б24 меняется на «встреча подтверждена».

Временнóе окно считается забронированным и становится недоступным на сайте.

Происходит автоматическая отправка СМС и email пользователю.

Если данные пользователя не сошлись с данными из списка дольщиков, менеджер отклоняет заявку. То же самое происходит, если пользователь сообщает, что не сможет явиться в выбранное время. В обоих случаях временнóе окно автоматически освобождается для новых бронирований.

Релиз и промах

Разработанный сервис соответствовал ТЗ, действовала интеграция с Б24 и согласованные алгоритмы. Сервис запустили в преддверии сдачи очередного жилого комплекса — идеальные условия для проверки на реальной целевой аудитории.

В день запуска, 26 июня 2020 года, пользователи оставили 184 заявки! Такой мощный поток лидов помог выявить существенную загвоздку в работе сервиса. Бронирования происходили с высокой частотой и получилось так, что несколько пользователей могли оставить заявку одновременно. Сервис позволял им забронировать одну и ту же дату и время. В итоге временнóе окно одного менеджера было занято сразу несколькими дольщиками. Такой сценарий нужно было исключить.

Версия 2.0

Работу сервиса стали спешно корректировать и нашли простое решение. Если 2 пользователя одновременно начинают заполнять заявку и ставят одинаковые параметры (дата, время, ЖК), то бронь закреплялась за тем, кто первым нажал на финальную кнопку «отправить». Разница между нажатиями может быть долю секунды. «Опоздавшему» пользователю показывается сообщение:

Мы ещё раз всё протестировали, прогнав сервис по сценарию одновременного старта бронирования. В этот раз система не пропустила более одной заявки в единицу времени. Доработанный сервис снова отправился на бой и с тех пор работает без проблем.

Техподдержка

Сервис онлайн-записи на выдачу ключей мы взяли на техподдержку. Когда очередной дом готов к сдаче, мы заводим его в систему и прописываем количество и длительность временных окон, привязку каждого окна к определенному менеджеру и прочие индивидуальные параметры.

Результат

Дольщики тепло восприняли новый сервис. Онлайн-запись на выдачу ключей стала новой нормой для «ИНСИТИ». Больше никакого столпотворения дольщиков и перегруза у менеджеров. Сервис работает постоянно и бесперебойно.

2 375

заявок за первый год работы

Нужна разработка сайта или онлайн-сервисов?

Отправьте заявку, и мы начнём работу

Как вас зовут?

Ваш номер телефона

Что вас интересует?

Я даю согласие на обработку персональных данных

Письмо отправлено!

Мы скоро вам ответим